Halu vastata kasvavaan kysyntään
Produalilla on ollut aina korkea asiakastyytyväisyys ja tuotteet ovat olleet aina laadukkaita
Kun yritys halusi vastata kasvavaan kysyntään ja varmistaa korkean palvelutason säilymisen, Chief Operating Officer Petri Hakkarainen päätti ottaa yritykseen käyttöön uudenaikaista LEAN-ajattelua.
- Halusimme tutkia, mitkä asiat olisivat juuri meille toimivia ja tehdä asioita entistä paremmin, Petri kertoo alkuvaiheista.
LEAN-valmentaja Kai Mäenpää koulutti Produalin tiimin ensin jatkuvan parantamisen menetelmään. Koulutuksen tavoite oli, että tuotannon väki pystyy itse parantamaan tuottavuutta ja yrityksen prosesseja
- Ensimmäisessä vaiheessa pidin tiimille yhteisen pelipäivän, jossa tehtaan koko prosessi konkretisoitiin legopelinä. Pelaamisen kautta opitaan toiminnasta ja seurataan esimerkiksi talouslukuja. Peliä kehittämällä parannetaan yrityksen prosesseja, Kai kertoo.
- Konkretisoiminen on tärkeää, näin syntyy kaikkein vahvin muistijälki ja ymmärrys asiasta. Siksi käytän pelaamista luennoimisen sijaan aina kun on mahdollista, hän jatkaa.
Peliympäristö siirtyy sujuvasti käytäntöön
Pelipäivän jälkeen nostettiin esille yrityksen konkreettisia kehittämiskohteita ja alettiin soveltaa käytäntöön peliympäristössä opittuja asioita.
- Peli auttoi hyvin visualisoimaan näitä asioita ja saimme sitä kautta parannettua tilaus-toimitusketjun toimivuutta kokonaisuudessaan. Vaikka meillä ei ole tuotteessa itsessään tai niiden laadussa ollut ongelmia, tämän ansiosta myös pienten toimitusvirheiden mahdollisuus on vähentynyt huomattavasti, toteaa Petri.
- Konkreettisena esimerkkinä voisin kertoa eräästä tuotteestamme, jonka vuosittaiset valmistusmäärät ovat suuret. Katsoimme sen prosessia läpi suurennuslasin kanssa. Ja vaikka sitä on tosi paljon hiottu, niin prosessista löytyi vielä parannettavaa. Sieltä löytyi esimerkiksi välivarastovaihe, joka paljastui turhaksi. Kun tätä turhaa hukkaa saatiin leikattua pois, saimme kaikki nähdä tämän hyödyn ihan konkreettisesti, jatkaa Jaani Tiilikka, Produalin tuotannon tiiminvetäjä.
Koska Produal suunnittelee, valmistaa ja myy tuotteensa, prosessien toimivuus on tärkeää.
- Meillä on hyvinkin tiukat toimitusajat. Osa tilauksista lähtee heti samana päivänä ja iso osa jo viikon sisällä tilauksesta. Se tarkoittaa sitä, että valmistuksen pitää rullata äärimmäisen hyvin. Ei ole aikaa odottaa päiviä, painottaa Jaani.
Toinen työtä käytännössä helpottava asia on ollut visualisointi. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että tavaroilla on tietyt paikat, jotka löytyvät helposti.
- Varastoon on tullut tosi selkeästi näkyville isoille tauluille, missä kyseinen materiaali sijaitsee, Jaani kertoo.
Produalissa kokeilukulttuuri on uusi normaali
- Ensimmäisen vaiheen lopuksi käytiin vielä läpi se, kuinka kaikki organisaatiossa voivat tuoda ideoita esille ja miten ne kuljetetaan arjessa läpi. Ideointiprosessi tuodaan visuaaliseksi ja läpinäkyväksi koko henkilöstölle, kertoo Kai koulutuksen ensimmäisestä vaiheesta.
Produal onkin onnistunut luomaan yritykseen kokeilukulttuurin, josta on tullut yrityksessä nyt normaali tapa toimia.
- Kun on ideoita, niin niitä kokeillaan, ja jos jokin ei toimi, kokeillaan jotain muuta. Olemme saaneet tänne sellaisen asenteen, että maailma ei kaadu, jos joku idea ei onnistu. Jotkut kokeilut onnistuvat, toiset eivät, Petri painottaa.
- Tämä kaikki näkyy meillä innostuneisuutena ja yleisenä tyytyväisyytenä. Kaikille tulee sellainen fiilis, että asioita kehitetään yhdessä eteenpäin ja se nostaa yleistä mielialaa, jatkaa Jaani.
Jokaisen tiimin jäsenen pitää tietää joka päivä, mitä häneltä odotetaan
Jatkuvan parantamisen koulutuksen jälkeen Kai koulutti Produalin väen vielä päivittäisjohtamisen menetelmään, jonka tarkoitus on, että jokainen tiimin jäsen tietää joka päivä, mitä häneltä odotetaan. Siksi joka työpäivään kuuluu lyhyet tiimipalaverit. Sen lisäksi työvälineenä käytetään apuna muun muassa fyysistä taulua.
- Usein ongelmat liittyvät esimerkiksi siihen, että ei olla ihan varmoja, tehdäänkö oikeita asioita. Lisäksi päivän aikana voi esiintyä erilaisia häiriöitä. Näitä seurataan päivittäisjohtamisen avulla, Kai kuvailee.
- Kartoitimme yhdessä tekemisen esteitä ja haittoja. Kerätystä datasta valikoitiin ne asiat, jotka otettiin päivittäiseen seurantaan. Seurantaa ohjataan kirjaamalla nämä asiat fyysiselle taululle, hän kertoo.
Päivittäisjohtamisen opit otettiin Produalissa käyttöön heti koulutuksen jälkeen.
- Meillä kerätään nyt joka päivä taululle erilaisia asioita ja yhtenä on nämä työn keskeytykset. Niitä sitten analysoidaan ja pyritään korjaamaan. Se on ollut meille tosi hyvä, jatkuva ja systemaattinen parantamisen työkalu, joka hyödyttää suoraan myös asiakkaita, Jaani iloitsee.
- Tämän avulla kaikki tietävät aina, missä juuri tällä hetkellä mennään. Jos on mitä tahansa ongelmia, niin koko tehdas on samaan aikaan tiedotettu. Näin saadaan sujuvasti myös asiakkaalle saakka aina viimeisin tieto, Petri painottaa.
- Päivittäisten palaverien ansiosta sisäinen tiedonkulku on selvästi parantunut.Meille on ollut tosi vahva selkäranka aamuihin se, että jokainen tietää milloin on oman tiimipalaverin aika. Yhteisten palaverien ansiosta kenenkään ei tarvitse miettiä, että tiedänkö tästä asiasta tarpeeksi. Tämä on ollut meillä tosi tykätty, Jaani korostaa.
- Ilman päivittäisjohtamisen mallia sisäisen tiedonkulun onnistuminen olisi ehdottomasti ollut haastavampaa etenkin tänä korona-aikana, painottaa myös Petri.
Päivittäisjohtamisen hyöty näkyy asiakkaalle
Kai painottaa päivittäisjohtamisen hyötyjä etenkin asiakasnäkökulmasta. Kaiken tarkoitus on lopulta asiakastyytyväisyyden parantaminen.
- Kun työn esteet ja hidasteet minimoidaan, negatiiviset asiat mitä työssä koetaan, vähenevät. Työstä tulee sujuvampaa ja miellyttävämpää. Negatiivinen palaute vähenee, häiriöt pienenevät ja näin työtyytyväisyys paranee ja henkilöstön sitoutuminen yritykseen kasvaa.
- Kaikesta tästä puolestaan hyötyy asiakas. Asiakkaan kokema laatu paranee, asiakaspalvelu toimii paremmin ja esimerkiksi toimitusvarmuus kasvaa. Asiakas saa kokonaisuudessaan parempaa palvelua, Kai kuvailee.
Produalin päivittäisjohtamisen taululla käsitelläänkin myös reklamaatiot ja asiakkaan antama palaute tulee sitä kautta näkyväksi tekijälle saakka.
- Meillä Produalissa asiakastyytyväisyys on ollut aina korkea, mutta reklamaatioissakin on nyt aivan selvästi laskeva trendi, kertoo Petri.
Jatkuvan kehittämisen opit ovat arjessa mukana
Jatkuvan kehittämisen opit ovat Produalissa koko ajan käytössä. Niiden avulla on parannettu toimintaa myös ympäristönäkökulmasta.
- Olemme uudistaneet esimerkiksi kierrätysmenetelmän. Koko tehtaalle tuli uudet lajitteluohjeet. Lisäksi pakkausmateriaalia menee nyt vähemmän. Ympäristövastuusta huolehtiminen on meille tärkeää, toteaa Petri.
- Nyt meillä on käynnissä työpisteiden uudistaminen, ja sen parissa jatkamme tänä vuonna. Hyvä meininki jatkuu kokonaisuudessa meillä edelleen. Jatkuva parantaminenJatkuvan parantamisen käytännön pyrkimyksenä tehdä asia... on kaikin puolin meillä käynnissä, ja siinä haluamme myös kehittyä, hän jatkaa.
Lean-valmentajan näkökulmasta Kai pitää tärkeänä sitä, että tekeminen ei lopahda koulutusjakson jälkeen. Siksi hän pyrkii säilyttämään yhteyden myös koulutusten jälkeen. Hän kuvailee roolinsa olevan enemmän valmentaja kuin kouluttaja.
- Tässähän on kyse siitä, että autetaan saamaan tekijöistä se oma potentiaali irti. Valmennetaan tiimiä sitä suoritusta kohtaan, vähän kuin urheiluvalmentaja auttaa urheilijaa kohti parasta mahdollista suoritusta, Kai kuvailee.
- Kai on käynyt meitä katsomassa ”rehtorina” ja olemme olleet yhteydessä myös koulutusten jälkeen. Saimme tästä tosi paljon intoa ja ihan eri tavalla vauhtia ja systemaattisuutta tekemiseen. Lean on tuonut kehittämisen meidän kaikkien yhteiseksi asiaksi ja meillä on nyt kaikin puolin hyvä fiilis tekemisessä. Sen huomaa, että olemme kehittyneet paljon ja olemme oikealla polulla, Jaani lopettaa tyytyväisenä.
Lisätietoja: www.produal.fi
